Plannen

Roosteren en plannen
Het rooster en plan proces is een breed proces wat op meerdere niveaus plaatsvindt:
• Op strategische niveau ligt de focus op de capaciteitstrategie (hoeveel en welke capaciteit wanneer).
• Op tactische niveau ligt de focus op de verdeling van de totale capaciteit en werkvraag over de verschillende roostereenheden.
• Op operationele niveau ligt de focus op de verdeling van het werk onder de medewerkers. Daarbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen de diensten (tussen welke tijden werk ik op welke dagen) en de activiteiten (wat doe ik voor werk op welke tijdstippen)

In dit gedeelte ligt de focus op het operationele niveau wat start met een beschikbaar basisrooster. Dit basisrooster is het eindresultaat van het rooster ontwerp. Het bevat echter alleen de medewerker specifieke dienstpatronen met daarin de vaste afspraken zonder dat daar concrete datums aangekoppeld zijn. De eerste stap van een planner is dus het toepassen of “uitrollen” van het basisrooster voor de komende periode zodat duidelijk wordt welke medewerker welke dienst krijgt op welke datum.

Voorlopig gepland rooster

Na het uitrollen van het basisrooster ontstaat er een voorlopig gepland rooster. Dit rooster wordt vroegtijdig (zie regels Arbeidstijdenwet) gecommuniceerd naar alle medewerkers en leidinggevende om te controleren of dit rooster nog klopt en of het eventueel aangepast moet worden. Rooster wijzigingen zijn gerelateerd aan afwezigheden (vrije dagen, bijgewoon verloven, opleidingen, teamdagen..) of aanwezigheden (Een extra dienst, diensttijd aanpassing..). Tevens kan de planner nog controles uitvoeren op meerdere kerngetallen. Een medewerker met een verlofstuwmeer of veel overwerk kan wat meer vakantie worden gepland. Een medewerker die laag zit in de jaaruren kan wat meer of langere diensten gegeven worden om het tekort in te halen.
In de praktijk zullen de medewerkers vaak de wijzigingen bij de meer centrale planorganisaties doorgeven via mail, langslopen of een ander technisch hulpmiddel doorgeven aan de planner. Bij de meer decentrale planorganisaties zal het team onderling de wijzigingen bespreken en meteen doorvoeren in het rooster. Voor meer details over mogelijke opvang van midden termijn wijzigingen wordt verwezen naar de verschillende capaciteitsstrategieën.

Het uiteindelijke resultaat is een rooster zoals dat op een bepaalde datum in de toekomst (bijvoorbeeld 28 dagen) geldig is.

Vastgesteld rooster

Het volgen van een rooster heeft meestal een financieel consequentie voor de medewerker aangezien dat rooster de basis is voor de berekening. Om deze reden is het aan te bevelen om het voorlopig gepland rooster te laten goedkeuren door bevoegd gezag. Deze goedkeuring slag zal in veel gevallen ook uitgevoerd moeten worden in een planning systeem.

Het uiteindelijke resultaat is een vastgesteld rooster

Gerealiseerd rooster

Naarmate de echte uitvoering datum nadert kunnen er wijzigingen voorkomen die gerelateerd zijn aan het onvoorspelbare karakter van sommige activiteiten. Er kunnen calamiteiten gebeuren of iemand onverwacht ziek worden. Voor meer details over mogelijke opvang van korte termijn wijzigingen wordt verwezen naar de verschillende capaciteitsstrategieën.
Het uiteindelijke resultaat is een rooster waarin staat wat de medewerkers nu werkelijk hebben gerealiseerd tov het geplande.

Afgerekend rooster

Veel medewerkers hebben naast het reguliere rooster ook verschillende toeslagen op basis van het gerealiseerde rooster. Aan het eind van een betalingsperiode (maand, 4 weken of anders) kan het rooster de status “betaling” krijgen waarop de toeslagen worden uitbetaald. Indien vastgelegd in een CAO kan het ook zo zijn dat overwerkuren worden omgezet in geld (“tijd voor geld”) of in extra vrije tijd (“tijd voor tijd”).

Het uiteindelijke resultaat is een betaalbaar gesteld rooster met daarin de uren waardes die worden omgezet in geld of eventueel tijd.

Afgesloten rooster

Voor een bepaalde periode kan het nog mogelijk zijn dat er achteraf nog wijzigingen worden doorgevoerd in een betaalbaar gesteld rooster door bijvoorbeeld te laat ingeleverde urenstaten. Eventueel doorgevoerde rooster wijzigingen kunnen een impact hebben op toeslagen die alsnog ingehouden moeten worden of extra worden uitbetaald. De lengte van deze periode kan sterk afhangen per sector of bedrijf.

Het uiteindelijke resultaat is een afgesloten rooster waarna het niet meer mogelijk is om roosterwijzigingen door te voeren.

Gearchiveerd rooster

Aangezien roosters vaak ten grondslag liggen aan betalingen geldt er een archiveringplicht. Deze archiveringplicht geldt voor X jaar gelijk aan salarisbrieven. Er dient dan ook een archief omgeving beschikbaar te zijn waar ofwel digitaal dan wel analoog de geaccordeerde afgesloten roosters worden bewaard.

Het uiteindelijke resultaat is een archief waarin de roosters opgeslagen worden.

Valkuilen roosteren

In de dagelijkse hactiek van het roosteren gebeuren er altijd zaken waarvan je achteraf denkt dat het niet zo slim is. Hieronder staan een aantal valkuilen vanuit een planner perspectief die geregeld voorkomen:

  • “Sinterklaas”: Reserve diensten zijn bedoeld om onverwachte uitval op te vangen zoals ziekte of calamiteiten. Deze kunnen dus tot dat de dag begint zich nog voordoen. Reserve diensten dienen dus pas zo laat mogelijk “weggegeven” te worden zodat niet alsnog medewerkers wordt gevraagd om overwerk te verrichten.
  • “Eigen belang eerst”: Een planner heeft natuurlijk een verantwoordelijkheid voor zijn eigen roostereenheid. Het risico is echter dat op organisatiebelang dat er teveel reservediensten worden gedefinieerd. Inzetten van reservediensten moeten dus zoveel mogelijk over roostereenheden worden afgestemd.
  • “Altijd dezelfde”: In een groep zijn er altijd individuele medewerkers die gevraagd kunnen worden voor extra diensten of overwerk. Het is vanuit een planner of direct leidinggevende erg verleidelijk om meteen vaak deze medewerker te vragen en niet eerst te gaan kijken wie beter in aanmerking komt. De consequentie van het frequent vragen is dat deze medewerker regelmatig ATW overtredingen riskeert, vaker en langer uitvalt door de hogere werk belasting. Kijk dus eerst even in het rooster om te kijken wie betreffende de uren en kaders beter in aanmerking komt.
  • “Altijd dezelfde 2”: In een groep zijn er altijd individuele medewerkers die vooraan staan wat betreft de “betere” diensten. Dit speelt zeker bij vormen van horizontaal flexibel roosteren. Indien er sprake is een bepaalde mate van evenredigheid is het de verantwoordelijkheid van de planner of direct leidinggeven om daarop te acteren.
  • “Onduidelijke verantwoordelijkheden”: In de praktijk is de planner de centrale vraagbaak voor de medewerker aangezien deze medewerker zich het meest bezig houdt met roosteren en vaak laagdrempelig is. Echter het is de vraag of alle vragen thuis horen bij de planner. Beleidsmatige of organisatorische zaken hoeren meer thuis bij een direct leidinggevende die verantwoordelijkheden hebben voor die medewerker of groep. Het is taak voor de planner om die verantwoordelijkheden te belegen waar het thuis hoort.
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s