Rooster organisatie

Roosterorganisaties

Vraag een willekeurige medewerker in een bedrijf bij wie je moet wezen met een vraag over een werkrooster en je krijgt een veelvoud aan reacties. Het kan variëren van een leidinggevende die zelf een rooster maakt, collega’s die het rooster onderling regelen tot een professioneel planbureau. Om een overzicht te geven kunnen er twee extreme organisatie varianten worden onderscheiden met elk zijn eigen karakteristieken:

Centrale planning

Het rooster wordt door een vaste afdeling of een individuele medewerker opgesteld op basis van voorgedefinieerde vaste kaders. De invloed van de medewerkers op het rooster is in het algemeen gering en beperkt zich tot structurele of incidentele wensen. De kernactiviteit van de centrale planning (vaak planbureau of planner) kenschets zich primair tot het maken van roosters en deze communiceren met alle partijen. Bij wensen meldt de medewerker zich bij de planner en de planner kijkt of het mogelijk is en legt het vast in het systeem. Er is altijd een duidelijke organisatorische scheiding tussen de medewerkers die gepland wordenen de medewerkers die plannen.

Decentrale planning

Het rooster wordt door de meewerkers zelf gevuld op basis van vastgestelde kaders (dienstbezetting en diensttijden). Het rooster kan dus sterk variëren afhankelijk van de behoefte van de medewerkers zelf. Een eventueel (kleiner) planbureau of planner beperkt zich tot het beantwoorden van detailvragen (“Hoe werkt dat of hoe zit dat…..”) of controles van het rooster of de kaders niet worden overschreden.

Team planning

Een tussenvorm is dat een planner een roosterconcept opstelt met daarin al alle of een aantal vaste diensten zijn gepland. Het team of de medewerker krijgt dan de gelegenheid om het rooster verder in te vullen op basis van de eigen wensen. De planner plant de aangevulde diensten dan in het roostersysteem. Vaak is dan een planner iemand van het team zelf die het plannen als een rol (en niet als functie) oppakt.

Overzicht voor- en nadelen planorganisatie

 

Voordelen Nadelen
Centrale planning · een groep specialisten à
o hoge kwaliteit roosters;
o grote uniformiteit t.a.v. regelgeving, kaders en uitvoering;
o continuïteit dienstverlening;
o kennisuitwisseling
o één duidelijk loket voor alle facetten van roostering
· overzicht over gehele organisatie (inzet reserves optimaal)
· aansturing en beoordeling van planners door deskundig leidinggevende
· grote afstand tussen planner en team/medewerkers, zowel fysiek als persoonlijk, waardoor hogere drempel voor inbreng persoonlijke agenda
· Planbureau wordt escalatieniveau; daar worden de problemen opgelost ipv in het team
· veel gaat buiten direct leidinggevende om (planbureau regelt alles)
· er wordt weinig gebruik gemaakt van de kracht van het team
· meerdere aanspreekpunten binnen planbureau
· medewerkers minder betrokken bij het rooster hetgeen meer mutaties oplevert en de kans op ziekteverzuim vergroot
Decentrale planning · planner dicht bij het team; kleine afstand tussen planner en team/medewerkers, zowel fysiek als persoonlijk, waardoor lage drempel voor inbreng persoonlijke agenda
· problemen worden meer belegd en opgelost waar ze thuis horen: team en medewerker, waardoor grotere betrokkenheid teamleden en verminderde kans op verzuim
· direct leidinggevende kan goed invulling geven aan diens verantwoordelijkheid o.h.g.v. roosteren doordat hij meer zicht heeft op wat er gebeurt
· één aanspreekpunt voor team en leidinggevende
· planners opereren individueel, waardoor
o minder hoge kwaliteit roosters;
o minder uniformiteit t.a.v. regelgeving, kaders en uitvoering;
o minder continuïteit dienstverlening (vervanging regelen via persoonlijke contacten);
o minder kennisuitwisseling
· risico dat planner organisatiebelang uit oog verliest en het teambelang laat prevaleren
· inzet van reserves over teams heen kost meer tijd door veel schakels
· belangenverstrengeling wanneer een planner voor 2 afdelingen werkt en hiërarchisch ressorteert onder één van de twee hoofden
· planner heeft “dubbele pet” en wordt belast met het schakelen tussen twee rollen en kan onder grote druk komen te staan van zijn teamgenoten
· direct leidinggevenden zijn in het algemeen onvoldoende ingewerkt in roostermaterie om goed leiding te kunnen geven aan de planner

Rooster rollen

 

Medewerker

De rol van medewerker is gericht op de uitvoering van het rooster en het communiceren van de wensen en uitvoering. De belangrijkste activiteiten zijn:

Communiceren van wensen

  • Kenbaar maken van wensen
  • Afstemmen van wensen met collega’s omtrent haalbaarheid van wensen

Uitvoering van roosters

  • Controleren van roosters op fouten en deze signaleren naar de planner
  • Accorderen van roosters
  • Communiceren bij (on)verwachte uitval naar planner en collega’s
  • Communiceren over roosterwijzingen naar planner

De medewerker beschikt over:

  • Basiskennis van relevant roosterbeleid en richtlijnen;
  • Basiskennis van relevante wet- en regelgeving (Arbeidstijdenwet, CAO);
  • Vaardigheden in communicatie en samenwerking

 

Planner

De rol van planner is gericht op de ondersteuning van leidinggevenden en medewerkers bij het inroosteren van medewerkers door het plannen van de inzet van het personeel en de administratieve afhandeling ervan. De planner draagt aldus bij aan de gewenste personele bezetting van de executieve diensten. De belangrijkste activiteiten zijn:

Planning personeelsinzet

  • Het maken van werkafspraken met de in te roosteren medewerkers (binnen de kaders van het afdelingshoofd.
  • Het maken van werkafspraken met de andere planners.
  • Het opstellen van de dagelijkse planning en het controleren van de roosters op volledigheid en haalbaarheid.
  • Het bepalen van het aantal extra benodigde personeelsleden aan de hand van verloven en ziekmeldingen.
  • Het toetsen van wijzigingsverzoeken die medewerkers hebben ingediend op haalbaarheid. Het bespreken van die (on)haalbaarheid met de betrokken medewerkers.
  • Het verwerken van wijzigingsverzoeken en extra in te roosteren personeelsleden in een systeem.
  • Het afstemmen van de gewijzigde planning met betrokken personeelsleden.
  • Het bespreken van planningsproblematiek met collega-planners.
  • Het bespreken van planningsproblemen met betrokken afdelingshoofd.
  • Het mede optreden als vraagbaak voor leidinggevende en personeel voor operationele roostertechnische, verlof- en betalingsvraagstukken;

Verwerking tijdsregistratie

  • Het per medewerker invoeren en muteren van gedraaide diensten, verlofaanvragen en ziekte.
  • Het genereren van overzichten aan de hand van geregistreerde gegevens.
  • Het controleren van door de applicatie opgeleverde gegevens m.b.t. kernwaardes.

De planner beschikt over:

  • Basiskennis van relevante wet- en regelgeving (Arbeidstijdenwet, CAO);
  • Basiskennis van relevant roosterbeleid en richtlijnen (verlofvoorschriften, arbeidsovereenkomsten, handboek personeelsinzet);
  • Basiskennis op roostertechnisch gebied;
  • Basiskennis van een roostersysteem;
  • Inzicht in wensen en problemen bij de uitvoering van roosterbeleid;
  • Vaardigheid in het (analytisch én creatief) kunnen “puzzelen” op roostertechnisch gebied;
  • Vaardigheid in het kunnen omgaan met mensen en de diversiteit van hun wensen en problemen;
  • Vaardigheid in het omgaan met en toepassen van geautomatiseerde hulpmiddelen;
  • Vaardigheid in het plannen en organiseren van de eigen werkzaamheden;
  • Vaardigheid in het (mondeling en schriftelijk) adviseren over aangelegenheden m.b.t. personele inzet.

 

Roostermaker

De rol van rooster maker is gericht op het ondersteunen van de het capaciteitmanagement vraagstuk en deze kunnen vertalen naar een roosterontwerp. De ondersteuning geschiedt onder andere in de vorm van adviezen, rapportages en de doorrekenen van roosters. De belangrijkste activiteiten zijn:

Ondersteunen capaciteitmanagement

  • Ondersteunen in bepalen werkaanbod.
  • Ondersteunen in bepalen werkvraag.
  • Adviseren bij capaciteitsstrategieën.

Opstellen rooster ontwerp

  • Inventariseren en bijhouden rooster ontwerp randvoorwaarden.
  • Ontwikkelen en afstemmen rooster ontwerpen (basisroosters).
  • Informeren management over consequenties rooster ontwerpen.

De rooster maker beschikt over:

  • Kennis van relevante wet- en regelgeving (Arbeidstijdenwet, CAO);
  • Kennis van relevant roosterbeleid en richtlijnen (verlofvoorschriften, arbeidsovereenkomsten, handboek personeelsinzet);
  • Kennis op roostertechnisch gebied;
  • Kennis van geautomatiseerde systemen;
  • Kennis van modellen en methoden voor de opstellen en muteren van roosters;
  • Inzicht in inhoudelijke en procesmatige aspecten op het gebied van de werkprocessen en de impact op personeelscapaciteit;

Rooster adviseur

De rol van rooster adviseur is gericht op de ondersteuning van het management, planners en medewerkers bij de voorbereiding en uitvoering van het roosterproces. De ondersteuning geschiedt onder andere in de vorm van adviezen, rapportages en de uitvoering van teamoverschrijdende activiteiten. De belangrijkste activiteiten zijn:

Bijdragen aan beleid

  • Het voorbereiden van het roosterbeleid binnen de door het management gestelde kaders.
  • Het vertalen van beleid naar richtlijnen en procedures.
  • Het evalueren van het roosterbeleid en procedures.
  • Het adviseren over de consequenties voor het beleid en de uitvoering van nieuwe wet- en regelgeving.
  • Het adviseren over verbeteringen in beleid, procedures en richtlijnen.
  • Het (mede) initiëren van verbeteringen en vernieuwingen in beleid en uitvoering.
  • Het adviseren over roostermethodieken

Ondersteuning en advisering bij de uitvoering van het roosterbeleid

  • Het informeren en adviseren van management, leidinggevenden en planners ten aanzien van de implicaties en de uitvoering van het roosterbeleid en de daarmee samenhangende procedures en richtlijnen; de controle op de naleving ervan.
  • Het afstemmen van de processen en procedures met andere organisatie onderdelen.
  • Het ontwikkelen van instrumenten ter ondersteuning van de uitvoering van beleid.
  • Het fungeren als vraagbaak voor planners, management en personeel met betrekking tot roostertechnische-, verlof- en betalingsvraagstukken en een roosterapplicatie .
  • Het instrueren en voorlichten van (nieuwe) medewerkers die belast worden met planningstaken.

Organisatiebrede activiteiten

  • In voorkomende gevallen het opstellen/muteren van roosters.
  • Het controleren op toepassing van/afwijking op ATW, overige regelgeving en het roosterbeleid.
  • Het (steekproefsgewijs) controleren van de door de planners ingevoerde gegevens.
  • Het controleren van de inzetgegevens en afsluiten van de periode.

Rapportage en informatieverstrekking

  • Het signaleren, analyseren van afwijkende patronen in de administraties, trends en bijzondere ontwikkelingen op het terrein van de personele inzet en het adviseren en rapporteren hierover.
  • Het periodiek analyseren van de effectiviteit van de personeelsinzet op basis van geautomatiseerde gegevens.
  • Het opstellen van kengetallen, analyses en rapportages.
  • Het opstellen en verspreiden van managementinformatie.

De rooster adviseur beschikt over:

  • Kennis van de beleidsterreinen van de organisatie, alsmede van zich hierin afspelende ontwikkelingen;
  • Kennis van relevante wet- en regelgeving (Arbeidstijdenwet, CAO);
  • Kennis van relevant roosterbeleid en richtlijnen (verlofvoorschriften, arbeidsovereenkomsten, handboek personeelsinzet);
  • Kennis op roostertechnisch gebied;
  • Kennis van geautomatiseerde systemen;
  • Kennis van modellen en methoden voor de opstellen en muteren van roosters;
  • Inzicht in inhoudelijke en procesmatige aspecten op het gebied van de werkprocessen en de impact op personeelscapaciteit;
  • Inzicht in wensen en problemen bij de uitvoering van roosterbeleid;
  • Vaardigheid in het formuleren van beleid;
  • Vaardigheid in het vertalen van beleid naar uitvoering;
  • Vaardigheid in het schakelen tussen beleid en uitvoering en het samenbrengen hiervan;
  • Vaardigheid in coördineren, adviseren en instrueren van medewerkers;
  • Vaardigheid in het analyseren, beoordelen van roosterinformatie en het opstellen van adviezen en rapportages;
  • Vaardigheid in het (mondeling en schriftelijk) adviseren over aangelegenheden m.b.t. personele inzet;
  • Vaardigheden op roostertechnisch gebied;
  • Vaardigheid in het plannen en organiseren van de eigen werkzaamheden;
  • Vaardigheid in het opzetten en onderhouden van samenwerkingsverbanden;

 

Leiding gevende

De rol van leidinggevende is gericht op het accorderen en formaliseren van roosters en tegelijkertijd op de controle van de uitvoering van het rooster. De uiteindelijke beslissingbevoegdheid omtrent wat een medewerker zou moeten doen en wat deze gedaan heeft ligt in de lijn. Tevens als er vragen of klachten zijn over de impact van een rooster is de leidinggevende het eerste aanspreekpunt voor de medewerker. De belangrijkste activiteiten zijn:Accorderen roosters

  • Accorderen en controle rooster ontwerp op o.a. beleid, wet- en regelgeving en financiële aspecten.
  • Accorderen en controle voorlopig gepland rooster op o.a wet- en regelgeving, afspraken en financiële aspecten.
  • Accorderen en controle gerealiseerd rooster o.a wet- en regelgeving en financiële aspecten

Aanspreekpunt medewerkers

  • Accorderen en vastleggen afspraken met medewerkers.
  • Communiceren van afspraken met betrokkenen (planner, P&O).
  • Ontvangen en beantwoorden vragen en klachten van medewerker.
  • Escalatie kanaal voor planner omtrent haalbaarheid rooster.

De leiding gevende beschikt over:

Rooster beheerder

De rol van rooster beheerder is gericht op de ondersteuning van het gebruik van rooster hulpmiddelen. De ondersteuning geschiedt onder andere in de vorm van het beheren van systemen en het begeleiden/trainen in het gebruik van deze systemen. De belangrijkste activiteiten zijn: Functioneel beheer

  • Het adviseren van het management over functionele aanpassingen aan de roosterapplicatie.
  • Het organiseren van overleg/afstemming tussen gebruikers en het uitwisselen van kennis en ervaring.
  • Het ondersteunen van de gebruikers in het gebruik van applicatie.
  • Het leveren van bijdragen aan de inrichting en het ontwerp van geautomatiseerde applicaties.
  • Het participeren in overlegorganen voor functionele aanpassingen aan de roosterapplicatie.
  • Het optreden als kerngebruiker van de roosterapplicatie.
  • Het adviseren m.b.t. autorisaties (indien aan de orde).
  • Het invoeren van de basisgegevens in de applicatie.
  • Het zorgdragen dat de (geaccordeerde) roosters worden gearchiveerd conform regelgeving

De rooster beheerder beschikt over:

  • Kennis van beheertechnieken (ITIL, ASL, BISL);
  • Vaardigheid in vertalen van wensen en behoeften naar (functionele) eisen aan geautomatiseerde systemen;
  • Vaardigheid in het bepalen van impact op de systemen bij veranderingen;
  • Vaardigheid in het geven van trainingen en workshops omtrent het gebruik van systemen;
  • Vaardigheden in didactiek;

P&O

De rol van P&O is gericht op de verwerken en communiceren van persoonsgegevens en eventuele financiële aspecten. Het hebben van correcte personeels- en organisatiegegevens is de basis voor een roostersysteem. De digitale of analoge uitwisseling van deze gegevens is de verantwoordelijkheid van deze rol. De belangrijkste activiteiten zijn:Personeelsgegevens

  • Verwerken van nieuwe of aangepaste personeelsgegevens in geautomatiseerde systemen.
  • Communiceren met leidinggevende, medewerker en planner over verwerking.

Organisatie gegevens

  • Verwerken van nieuwe of aangepaste organisatiegegevens in geautomatiseerde systemen.
  • Communiceren met leidinggevende, medewerker en planner over verwerking

Aanspreekpunt

  • Ontvangen en beantwoorden vragen en klachten van alle partijen

De P&O beschikt over:

  • Kennis van de beleidsterreinen van de organisatie, alsmede van zich hierin afspelende ontwikkelingen;
  • Kennis van relevante wet- en regelgeving (Arbeidstijdenwet, CAO);
  • Kennis van personeelsbeleid en richtlijnen (verlofvoorschriften, arbeidsovereenkomsten…….);
  • Basiskennis op roostertechnisch gebied;
  • Kennis van geautomatiseerde systemen;
  • Vaardigheid in samenwerken en communicatie

=Praktijk invulling
=

Bovenstaande rollen zijn redelijk abstract beschreven en zullen in de praktijk vaak gecombineerd zijn in een of meerdere functies. In de praktijk komen de volgende invullingen vaak voor:

Rollen als medewerker, P&O en leidinggevende zijn vaak equivalent aan functies.

De rol van planner en medewerker kan soms gecombineerd worden bij vormen van zelfroosteren.

De rollen van rooster adviseur en rooster maker zijn vaak gecombineerd omdat dezelfde kennis en ervaring nodig

De rollen van planner en rooster beheerder zijn vaak gecombineerd omdat deze rollen vaak dezelfde systemen gebruiken om de juiste gegevens te onderhouden.

In kleinere organisaties zijn de rollen van rooster adviseur, rooster maker, rooster beheerder en planner vaak gecombineerd in een functies aangezien alle roosterkennis dan gebundeld is. Er is dan wel functie onderscheid te maken tussen diegene die het rooster maakt en uitvoert en diegene die het accordeert.

In grotere organisaties wordt er vaak een onderscheid gemaakt tussen de rooster uitvoering (planner en rooster beheerder) en rooster beleid (rooster maker en rooster adviseur)

Referenties

  • Individueel roosteren. Kansen voor werkgevers en werknemers. Nederlands Centrum voor Sociale Innovatie http://www.ncsi.nl
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s