Roosterontwerp

Belangen.pngBij het ontwerp van een dienstrooster spelen er altijd meerdere belangen en beperkingen. Hoewel de belangen soms tegenstrijdig kunnen zijn kunnen ze soms ook overlappen. Voor het bepalen van een dienstrooster moeten de volgende belangen in ogenschouw worden genomen:

  •  
    • Klant belang: Elke organisatie verleent diensten ten behoeven van klanten zoals patienten in ziekenhuisen of leerlingen in scholen. Ook klanten verlangen de dienstverlening op bepaalde tijden tegen bepaalde kosten voor een bepaalde kwaliteit.
  • Organisatie belang: De inzet van een medewerker moet zo goad mogelijk zijn afgestemd met het werkaanbod. Aspecten als kosten, kwaliteit dienstverlening en flexibiliteit zijn de meest primaire aandachtspunten.

Medewerker belang: De belangen van de inviduele medewerker die op bepaalde avonden vrij wilt, laat wilt beginnen ivm schoolgaande kinderen of parttime werken.

  • De beperkingen liggen op het terrein van
  • Kaders: Een goed ergonomisch of gezond rooster vereist roosters die de gezondheids en welzijn risico’s minimaliseert. Niet teveel nachtdiensten achter elkaar of te lange diensten. Veel van deze kaders liggen verankert in wet en regelgeving, CAO of bedrijfsafspraken.

Logistiek: Om het werk te kunnen doen zijn vaak hulpmiddelen nodig. De beschikbaarheid van deze hulpmiddelen (bijv operatiekamer, vliegtuig..) kan vaak een beperkende factor zijn in roosters.

Het is echter een illusie dat alle belangen en beperkingen evenredig gehonoreerd kunnen worden. Er zullen keuzes gemaakt moeten worden en daarom is een overlegstructuur essentieel. Een goed en gezond rooster vereist een grondige analyse van het werkvraag en -aanbod, organisatiestructuur, verzuim en verlof en specifieke wensen van individuele werknemers en eventuele (logistieke) afhankelijkheden. De analyse moet uiteindelijk ook nog uitmonden in een dienstrooster binnen wettelijke, ergonomische en sociale kaders. Pieken en dalen in de werklast kunnen middels diverse instrumenten worden opgevangen.

Een goede personeelsplanning is een basisvoorwaarde voor het kunnen toepassen van diverse vormen van flexibele werktijden. In de alledaagse praktijk zal niet altijd het gehele traject voor het ontwerpen van een rooster plaatsvinden. Veelal zijn een aantal zaken al bekend of gekozen, bijvoorbeeld de beschikbare technologie, investeringen of omvang van de formatie. De diverse stappen kunnen ook gebruik worden om knelpunten in een bestaande personeelsplanning en roosters op te sporen.Los van het ontwerp is meestal de eerste stap het formeren van projectgroep bestaande uit de betrokken leidinggevende, een roosterdeskundige uit het bedrijf, vertegenwoordigers van de betrokken werknemers, van de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT), en een eventuele externe deskundige. Deze projectgroep heeft als taak het opstarten, begeleiden en afronden van de implementatie. Hoewel meer en meer het roosterontwerp geautomatiseerd kan worden zal in veel gevallen toch het ontwerp grotendeels een handmatig puzzelproces zijn. Ook bij een geautomatiseerd ontwerp op basis van zogenaamde roostergeneratoren zullen er vele parameters handmatig bepaald moeten worden.

Inventarisatie

 

Bepaal wettelijke randvoorwaarden

De randvoorwaarden voor het rooster liggen meestal in de sfeer van wet- en regelgeving, CAO’s of harde afhankelijkheden van externe factoren (bijvoorbeeld beschikbaarheid van logistieke middelen). Deze regelgeving legt nu eenmaal beperkingen op aan het rooster

De wettelijke kaders liggen vast in de ATW en het ATB. Beide regelingen bevatten een flink aantal mogelijkheden om af te wijken van de standaardnormen, mits dat onder de juiste procedurele voorwaarden aangevraagd wordt. Arbeidstijdendeskundigen hebben, op basis van wetenschappelijk onderzoek en praktijk kennis, roosterprincipes en richtlijnen bedacht om zo goed mogelijk rekening te houden met gezondheidskundige en sociale aspecten.

Bepaal sociale invloed

Onafhankelijk van de wettelijke en ergonomische kaders hebben de individuele medewerkers ook wensen. Binnen het bedrijf en team zullen dus ook kaders gesteld moeten worden hoe individuele afspraken gemaakt mogen worden. Het is bijvoorbeeld roostertechnisch niet mogelijk om iedereen van een bepaalde afdeling vrij te geven op vrijdag. De inventarisatie van de individuele wensen vereist een goede onderlinge afstemming over wat kan en mag en een evenredige toekenning van wensen. De wensen worden vastgelegd in de vorm van een zogenaamde “dienstcontainer”. Een dienstcontainer is een fictieve dienst en geeft een concrete beschrijving van de wens zonder de specifieke dienst te noemen. Een voorbeeld is “geen werk na 17:30”. Dit zou vertaald kunnen worden in een vroege dienst (06:00-14:30) of een dagdienst (07:45-17:00) tijdens het opstellen van het basisontwerp.

Het eindresulaat van wettelijke regels en de sociale invloed is dat er spelregels opgesteld moetenworden. Regels hebben bij roosteren een positieve en een negatieve kant. Aan de ene kant beperken regels de oplossingsruimte voor het maken van roosters. De werkgever heeft daardoor minder speelruimte om het werk toe te wijzen, terwijl tegelijkertijd het aantal te honoreren individuele wensen van werknemers wordt belemmerd. Aan de andere kant moeten bij het maken van individuele roosters altijd keuzes worden gemaakt. Zowel de werkgever als de werknemers kunnen niet op elk punt hun zin krijgen. Er moeten dus verdelende regels zijn, waardoor een optimale balans tussen werkgevers- en werknemersbelangen ontstaat. Veel regels in organisaties zijn gebaseerd op collectieve standaardroosters en sluiten daardoor niet aan bij een methodiek van individueel roosteren. Bij collectieve roosters hebben regels, naast bescherming van veiligheid en gezondheid bij het werk, mede ten doel het werkaanbod, volgens de in het bedrijf of binnen de groep geldende normen en waarden (dienstjaren, gewoonterecht en dergelijke) op groepsniveau patroonmatig te verdelen. De groep als geheel staat centraal en de grootste gemene deler is bepalend.

Eindresultaat fase is wat ik nodig heb en wat ik maximaal beschikbaar heb.

Ontwerp

Nadat de inventarisatie is afgerond kan worden begonnen met het daadwerkelijk gaan ontwerpen van een rooster. Dit is een echt puzzel proces met meerdere iteraties en afstemmingsmomenten met alle partijen. Het is niet realistisch te denken dat aan het einde er een perfect rooster ligt ter goedkeuring. Er zijn vaak meerdere mogelijkheden met elk zijn eigen voor- en nadelen voor de verschillende partijen. De beste stap is om gewoon met simpele spreadsheet met de basis te beginnen en dan gaandeweg meerdere factoren mee te nemen.

Bepaal levensduur

In de meeste vormen van roosters (ploegenroosters, horizontaal roulerend of verticaal repeterend) zit een bepaalde vorm van cyclus zodanig dat na een bepaalde tijd de dienstreeks zich herhaalt. Gezien de voorspelbaarheid is het aan te bevelen om niet de grote cycli toe te passen. Bij individueel of zelf roosteren is er geen sprake van herhalende cycli. In dat geval is het dus ook niet mogelijk om een basisrooster op te stellen aangezien elk rooster door de medewerkers op maat wordt samengesteld.
Het is dus van primair belang om vroegtijdig tijdens de ontwerp fase te besluiten welke vorm van roosteren wordt gebruikt. Afhankelijk van de vorm kunnen dus ontwerpstappen worden overgeslagen.

Bepaal roostereenheden

Roostereenheden of planeenheden zijn de groepen van medewerkers die in één rooster zitten. Een roostereenheid hoeft dus niet hetzelfde te zijn als een organisatorische eenheid maar zal in de praktijk wel overlappen. Aspecten die in ogenschouw genomen moeten worden bij het bepalen van roostereenheden zijn:

  • Grootte roostereenheid: Een eenheid moet niet te groot zijn omdat het rooster erg complex en onoverzichtelijk kan worden tijdens het plannen. Grote roostereenheden vereisen door hun grootte meestal ook een groter aantal diensten. In de praktijk zie je vaak roostereenheden starten bij 15 medewerkers oplopend tot ongeveer 80 medewerkers.
  • Aantal functies: De dienstbezetting wordt gespecificeerd per functie. Bijvoorbeeld voor een vroege dienst is op maandag 1 junior en 2 seniors nodig. Veel verschillende functies in een roostereenheid compliceert het planproces. Als een groep of afdeling verschillende specialistische functies bevat die maar door één iemand gedaan worden, zal duidelijk zijn dat er voor die werknemer weinig voordeel te behalen is bij individueel roosteren.
  • Samenhang: De medewerkers in een roostereenheid werken veel met elkaar in vaak gelijksoortige situaties en werkzaamheden. Er is een hoge mate van uitwisselbaarheid tussen de medewerkers. Hoe breder de inzetbaarheid, hoe meer er te kiezen is voor de werknemers. Een groep met werknemers die elkaar allemaal kunnen vervangen is daaom ideaal.
  • De diversiteit binnen de groep. Voldoende mate van verscheidenheid aan privé belangen en privé situaties van de werknemers in de groep is van belang. Hiervan is eerder sprake bij werknemers die in verschillende levensfasen verkeren en maatschappelijk en/of in het huishouden andere taken en verantwoordelijkheden dragen. Met verschillende wensen en diversiteit in belangen is er meer ruimte voor het maken van de roosteroplossing.
  • Verantwoordelijkheden: Iemand is verantwoordelijk voor het rooster en de realisatie ervan. Als er een verschil is tussen de hiërarchische organisatie eenheden en de roostereenheid moet het helder zijn welke manager verantwoordelijk is voor de inzet van de medewerker.

Bepaal diensten

De volgende stap is het definiëren van de diensten want dat is de basis waarop de uiteindelijke bezetting wordt vastgelegd (bijvoorbeeld op maandag 3 vroege diensten). Factoren die de diensten en diensttijden beïnvloeden zijn:

  • Activiteitenrooster: Een dienst omvat één of meerdere activiteiten. Deze activiteiten moeten naar alle redelijkheid uitgevoerd kunnen worden in die dienst en er is voldoende variatie en samenhang.
  • Functie: één dienst moet uitgevoerd kunnen worden door minimaal één functie. Indien van een dienst maar een beperkt aantal activiteiten door de ene functie uitgevoerd kan worden is het niet mogelijk om een goede dienstbezetting per functie te definiëren.
  • Gebouw situatie: Het is handig om in een dienst die activiteiten te stoppen die relatief dicht bij elkaar liggen. Indien er een grote afstand is tussen de verschillende activiteiten gaat veel tijd verloren met het bewegen van de ene locatie naar de andere locatie.
  • Arbeidstijdenwet en CAO. De wet- en regelgeving en/of sectorale afspraken leggen beperkingen op aan dienstlengtes. Tevens zijn vaak financiële consequenties verbonden aan starttijden en eindtijden. Tevens moet er vanaf een dienstlengte van 05:30 uur een pauze worden gegeven.
  • Ergonomie: Goed ontworpen diensten verhogen de ergonomie en verlagen dus de risico’s op vermoeidheid, ongevallen, sociale isolatie of andere aspecten.

Bepaal bezettingsniveau

Op basis van de capaciteitsbehoefte, roostereenheid en de gedefinieerde diensten kan een bezettingsrooster worden gemaakt. In een bezettingsrooster staat wat een specifieke roostereenheid welke en hoeveelheid van diensten per dag (of week..) moet leveren voor die specifieke functie of functies. Bovendien worden tegelijkertijd aanvullende regels ontwikkeld om onverwachte pieken en dalen op te vangen (reserve of uitwisseling).
Het laatste is dat wordt bepaald voor welke tijdsperiode deze dienstbezetting geld. Indien voor een andere tijdsperiode (seizoen, maand..) een andere capaciteitsbehoefte is zal hiervoor een andere dienstbezetting worden gedefinieerd. Een alternatief kan zijn de dienstlengte te variëren waardoor wel dezelfde dienstbezetting gehandhaafd blijft.

Bepaal basisrooster

Het basisrooster voor een specifieke roostereenheid met daarin de individuele medewerkers start met een blanco rooster met alleen de dienstbezetting. Op basis van de afgesproken roostermethodiek kan begonnen worden met het vullen het blanco rooster met de volgende afspraken:

  • Verdeling vaste werk en vrije dagen per medewerker: Definieer een repeterend patroon van dagen waarop wordt gewerkt en waarop vrij wordt gegeven. De vrije dagen kunnen zijn op basis van afspraken over weekend verdeling (bijvoorbeeld weekend-op-weekend-af), de Arbeidstijdenwet en vaste afspraken met een medewerker (dienstcontainers). Een goede controle middel is het aantal gewerkte uren per week. Probeer deze rond een gemiddeld te houden tenzij er is afgesproken dat er variatie is jaaruren (bijvoorbeeld meer werken in het eerste kwartaal).
  • Evenredige) verdeling met de hoogste toeslagen en/of ergonomische impact: Als er afspraken zijn gemaakt over een evenredige verdeling van toeslagen kunnen die diensten met de hoogste toeslagen evenredig worden verdeeld. Begin eerst met de hoogste toeslag diensten (vaak de nachtdienst) en verdeel dan pas de diensten met lagere toeslagen.
  • Vul basisrooster op: Uiteindelijk blijven de diensten met geen of geringe toeslagen over. Gebruik deze diensten om het rooster zoveel mogelijk op te vullen. Gebruik deze stap om zoveel mogelijk de wensen van de medewerkers in te willigen.
  • Controleer of de jaaruren worden gehaald na het invullen van de reserve diensten.

Bij de roostermethodiek individueel of zelfroosteren zal een aantal of alle stappen van het basisrooster worden overgeslagen. Als alle diensten flexibel verdeeld mogen worden is het ter beschikking stellen van een blanco basisrooster voldoende voor het team om deze in te vullen. Indien bepaalde diensten wel van te voren worden verdeeld staan deze alvast in het basisrooster ingevuld. De medewerkers roosteren de overige diensten in.

Voor het invullen van een basisrooster kunnen de volgende twee technieken worden gebruikt:

Substitutie mechanisme

Bij de start van het roosterontwerp via de substitutietechniek worden de diensten in de vastgestelde minimale bezetting in een weekschema gezet, waarbij het aantal regels wordt bepaald door de beschikbare formatie. Als de vastgestelde minimale bezetting aangeeft dat er bijvoorbeeld op donderdag een O-, A-, N-, of reserve dienst gepland moet worden, worden uitsluitend die diensten in de kolom van donderdag in het weekschema gezet. Na het invullen van het weekschema met de diensten uit de vastgestelde minimale bezetting, wordt door diensten en vrije dagen binnen elke kolom met elkaar te ruilen (substitutie) een beter roosterpatroon gegenereerd. Een aantrekkelijke weekendverdeling kan een eerste stap zijn, gevolgd door het goed plaatsen van de nachtdiensten. Via soortgelijke ruilingen kan een goede verdeling van, arbeidstijd en rusttijd worden ontworpen en steeds aan de minimale bezettingseisen worden voldaan.

Balanstechniek

Uitgangspunt bij de balanstechniek is de beschikbare formatie. Vervolgens wordt getracht de diensten zodanig in te roosteren dat aan de vereiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting wordt voldaan. Tevens kan tegemoet worden gekomen aan de individuele wensen van de medewerkers voor vrije tijd in het rooster.
De eerste stap in de balanstechniek is het maken van de basislijst. Hierin is de formatie, de periode waarvoor moet worden geroosterd en de urensaldi of dienstensaldi. uit de vorige periode opgenomen. Bij een dienstensaldi wordt niet alleen gestuurd op de contractuele arbeidsduur, maar ook op een evenredige verdeling van de verschillende dienstsoorten over de beschikbare medewerkers. Bij de balanstechniek wordt vanuit de basislijst een rooster ontworpen, waarbij in elk geval met drie factoren rekening moet worden gehouden. Dit zijn:

  • de vereiste bezetting (kwalitatief en kwantitatief) per dag;
  • het aantal diensten dat elke medewerker in een periode mag werken, rekening houdend met het arbeidscontract, en
  • de individuele wensen ten aanzien van het rooster.

Meestal wordt gestart met het inroosteren van reeds geplande activiteiten, zoals cursussen en vakantie. Daarna wordt het rooster verder ingevuld, waarbij meestal eerst de bezwaarlijke diensten als nachtdienst en weekenddienst worden verdeeld over de werknemers.

Controle en aanpassen

Het opstellen van een basisrooster is iteratief en de voortgang en kwaliteit wordt gecontroleerd aan de hand van meerdere kerngetallen of waarschuwingen. Kerngetallen kunnen zijn de afwijking van de jaaruren, aantal gehonoreerde wensen, verdeling van toeslagen, verdeling van diensten etc.
Waarschuwingen hebben vrijwel altijd betrekking op overtredingen van kaders (Arbeidstijdenwet, CAO of bedrijfskaders). De meest primaire waarschuwing is dat er niet veel of te weinig diensten worden gedraaid. De gedefinieerde minimum dienstbezetting dient gehaald te worden en de maximum dienstbezetting mag niet overschreden worden. Vervolgens wordt gekeken of het rooster conform de Arbeidstijdenwet is. De meeste roosterapplicaties doen dit tegenwoordig automatisch.

Accordering

 

Afstemmen en accordering

Indien na de nodige iteraties er een voorstel basisrooster ligt zal deze met meerdere partijen worden afgestemd zoals:

  • Medewerkers: De medewerkers moeten zich herkennen in het rooster. Indien er geen draagvlak is voor het rooster zal zich meestal uiten in een hoger ziekte verzuim, veel (illegale) dienstruilingen en veel roosterverstoringen.
  • Management: De (financiële) consequenties van het rooster moeten bekend zijn bij het management. Tevens moeten zij constateren dat er maximaal is voldaan aan de wet-en regelgeving.
  • Ondernemingsraad: De ondernemingsraad heeft in het roosterontwerp een aantal bevoegdheden:
    • bij een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking vaneen werktijden- of vakantieregeling heeft de OR instemmingsrecht
    • de OR bevordert zoveel als in zijn vermogen ligt de naleving van de arbeids- en rusttijden van de in de onderneming werkzame personen
    • Voor nadere details vol deze link

Publicatie

Nadat het rooster door alle partijen is geaccordeerd en eventuele aanpassingen zijn doorgevoerd moet het rooster bekend worden gemaakt via de daartoe bestaande media (intranet, mail, brochures..). Tevens zullen eventuele rooster- of andere systemen aangepast moeten worden.

Archivering

De laatste stap is het archiveren van het geaccordeerde basisontwerp. Het geaccordeerde basisrooster heeft namelijk een grote impact op het formatieoverzicht en de financiële kosten van een organisatie. Wijzigingen op het roosterontwerp zullen dus ook gearchiveerd moeten worden zodat achteraf een goed historisch overzicht is creëren.

Vuistregels

  • Voorwaartse rotatierichting
  • Maximaal 5 a 6 diensten achter elkaar (afhankelijk van dienstlengte)
  • Minimaal 2 diensten achtereen (ook vrije dagen)
  • Maximaal 4 diensten van dezelfde soort achter elkaar
  • Wekelijkse arbeidsduur (voltijd): 34-40 uur (afhankelijk van de zwaarte van het rooster)
  • Een half uur pauze in het midden van de dienst
  • Een dienstduur van maximaal 9 uur
  • Wisseltijden (volcontinu): rond 07.00 – 15.00 – 23.30 uur
  • Een voorspelbaar roosterpatroon
  • Tenminste 40% van de avonden en weekenden vrij
  • Een vaste vrije avond
  • Aanspraak kunnen maken op 3 weken aaneengesloten vakantie
  • Roosterperiodes zoveel mogelijk op kwartaal basis (niet mogelijk bij verticaal roulerend)

 

Automatisch ontwerp

Behalve het handmatig ontwerpen zijn er ook geautomatiseerde mogelijkheden voor het opstellen van een basisrooster. Deze geautomatiseerde mogelijkheden staan meestal bekend als roostergeneratoren. Echter het automatisch genereren van een basisrooster uit niets is een illusie. Elke roostergeneratoren heeft input nodig om een dienstrooster te kunnen genereren dus de inventarisatie blijft een noodzakelijke fase. De minimale ingrediënten voor de meeste roostergeneratoren zijn de dienstbezetting en de roostereenheden. Om een hogere kwaliteit rooster te genereren kan gebruik worden gemaakt van andere parameters (sterk afhankelijk van het systeem) zodat beperkingen van de wet-en regelgeving, rooster ergonomie en wensen worden meegenomen.

Er is vaak een perceptie dat een roostergenerator een planner kan vervangen. In de praktijk valt dat meestal tegen omdat de planner beter inzicht heeft dan een systeem wat de individuele voorkeuren zijn van de medewerkers. Deze zijn vaan impliciet en kunnen dus ook niet worden vastgelegd in allerlei regels. Tevens genereert een generator een rooster op basis van een wiskundig model wat vaak geen rekening houdt met alle aspecten en soms worden andere keuzes gemaakt waarvoor geen draagvlak is in het team.

Een roostergenerator is een goed middel om snel en objectief een basisrooster te genereren en deze te vergelijken met een handmatig ontworpen rooster. Op deze manier kunnen subjectieve ontwerpkeuzes worden gedetecteerd en eventueel worden gecorrigeerd.

Refenties

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s