Implementatie

Projectmatige aanpak

In de meeste gevallen is er reeds een vorm van een rooster, wel of niet geautomatiseerd, aanwezig. In het geval dat er nog geen rooster beschikbaar is en dat dus de implementatie van een rooster met de daarbij behorende roostermethodiek en organisatie nieuw is voor de organisatie is een projectmatige aanpak bijna een vereiste te noemen. Bij het doorvoeren van aanpassingen in een bestaand rooster kan, wat betreft de impact op de bedrijfsvoering, deze enorm variëren. Afhankelijk van de impact kan dus ook pas besloten worden of de aanpassingen projectmatig uitgevoerd moeten worden. In de praktijk blijkt als een van de volgende aspecten veranderd dat het projectmatig oppakken de voorkeur geniet:

  • Implementatie nieuwe roostermethodiek: Bij de implementatie van een nieuwe roostermethodiek worden meestal een groot deel van de gegevens en afspraken aangepast. Wensen worden vaak opnieuw geïnventariseerd. Communicatie over de consequenties voor de medewerkers gaat een belangrijke rol spelen (verander management).
  • Definitie van nieuwe diensttijden: Indien een groot deel van de bestaande diensttijden wordt aangepast zal vaak ook de dienstbezetting aangepast dienen te worden. Bij andere diensttijden blijkt misschien dat bepaalde wensen dan ook aangepast moeten worden. Kortom veel componenten van een basisrooster veranderen waardoor het oorspronkelijk ontwerp aangepast en afgestemd moet worden.
  • Reorganisaties: Bij reorganisaties verandert meestal ook de werkzaamheden van de afdelingen en/of dat de afdelingen zelf veranderen (meer, minder of andere medewerkers). Kortom veel componenten van een basisrooster veranderen waardoor het oorspronkelijk ontwerp aangepast en afgestemd moet worden.

 

Projectfasering

Indien besloten wordt om een rooster projectmatig te ontwerpen of aan te passen zijn daar meerdere projectmanagement methodieken voor. De Prince2 methodiek wordt algemeen het meest toegepast. Bij de toepassing van deze methodiek moet wel aandacht worden besteed dat de methode wordt aangepast aan de doelstelling. Het project moet geen overkill worden.
De belangrijkste projectfases zijn:

Opstart fase:

De opdracht voor de rooster aanpassing wordt opgesteld met daarin een duidelijke beschrijving van de motivatie waarom het rooster aangepast dient te worden en onder welke randvoorwaarden dit moet gebeuren. Op basis van deze opdracht kan een projectplan worden geschreven met daarin o.a. de activiteiten, kosten, doorlooptijd, verwachte kwaliteit, omvang en risico’s.
Vaak past een klein en flexibel projectteam van deskundigen en daarnaast een beleidsgroep bestaande uit interne en/of externe sociale partners (bijv HRM) . Het projectteam ondersteunt de manager en afdeling waar de roosterwijziging plaatsvindt. De manager is de eerstverantwoordelijke voor de roosterwijziging. Samen met zijn personeel gaat hij op zoek naar de beste invulling voor het nieuwe rooster. Indien het organisatie belang prevaleert is de medewerker inbreng natuurlijk een stuk lager.

Realisatie fase:

Voor de realisatie kan het best de fasering van een roosterontwerp worden gebruikt. De inventarisatie en ontwerp stappen zijn daarin het belangrijkst en zullen meestal iteratief worden uitgevoerd. Communicatie met alle betrokken partijen is een essentiële factor om de draagvlak en acceptatie te verhogen. Indien veel zaken veranderen kan het eventueel nodig zijn om gebruikers opnieuw op te leiden.

Afronding fase:

In de afronding wordt het project resultaat geborgen in de staande lijnorganisatie, het resultaat en proces geëvalueerd en eventuele aanbevelingen opgeschreven. Alle project administratieve zaken kunnen dan ook gesloten worden. Dit moment is tevens een mooie gelegenheid om het resultaat met alle betrokken partijen te vieren.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s